どうも皆さまこんにちは。
前回のブログで、私が行っていたお問い合わせへの対処法をお伝えしました。
今回はそのお問い合わせが届くメールそのもののサービスについて。
よく耳にするメールサービスは「Gmail」「Outlook」「Yahoo!メール」などがありますよね。
日本でのシェアはOutlookが最も多いようですが、私の場合は会社がGoogleWorkspaceを導入していたこともあり、同じGoogleのメールサービスであるGmailを利用していました。
私がコーポレートサイトやブランドサイトからのお問い合わせを受ける際の運用として、Gmailは非常に扱いやすかったので、その運用方法をお伝えしたいと思います。
ラベルを作って受信トレイを見やすく整理整頓
ラベルは Gmail を整理するための機能のひとつで、メールひとつひとつにラベルを付けて整理、管理するための機能です。
ラベルは色分け、階層化、自動振り分けも可能なので、効率的にメールを整理、管理することができます。
私の場合、コーポレートサイトとブランドサイトからのお問い合わせを受信するメールアドレスは同じものを使用していました。
さらには、活用していたWebサービスやSNSのアカウントも同じメールアドレスを使用していたため、お問い合わせの他、Webサービスからの連絡、SNSの通知など、毎日大量のメールが届くようになっていたのです。
ラベルで受信したメールを整理整頓することで、対応漏れが無いよう運用することができていました。
毎日のように届くWebサービスやSNSの通知をラベルでフィルタリング
まず私の場合は受信するメールの重要度を「高」「中」「低」というように3段階に分けました。
では、どのメールが重要度「高」にあたるのか。
それは、お客様からのお問い合わせでした。
お客様からのお問い合わせをもし見逃して対応が漏れた場合、クレームに発展して、最悪の場合、会社の信用を下げてしまう恐れがあるからです。
「中」はSNSからの通知。
これにもお客様からのDMやコメントが含まれるためです。
「低」は私が活用していたWebサービスからの連絡です。
このように受信するメールにランク付けをして、ラベルでフィルタリングをしたのです。
分け方の好みがあるかもしれませんが、私の場合は、Gmailの最上位にある「受信トレイ」にお客様のお問い合わせだけが入るようにして、SNSやWebサービスからの受信するメールは受信トレイには入れず、ラベルのみに入るよう棲み分けました。
なので、最上位にある「受信トレイ」に届いたメールは、＝重要度「高」のメールになるのです。
「高」メールは100%対応しなければならないメールになるので、「対応中」などのラベルも作って、対応が漏れないようにしました。
対応が済んだら「対応中」ラベルを×で消すといった運用です。
一時的に複数人でお問い合わせを運用していたこともありましたが、ラベルで整理整頓した運用で対応漏れはほとんどなく、うまく回せていたように思います。
もし、私と同じような境遇で、会社でGmailを利用している方がいらっしゃいましたら、このブログが参考になれば幸いです。
コメント